Politique sur l’enregistrement audio et vidéo

Politique complète

Objet

Metrolinx s’engage à protéger ses employés, ses clients et les communautés qu’elle dessert. Les systèmes d’enregistrement audio et vidéo (EAV) jouent un rôle crucial dans cet engagement en améliorant la réponse aux incidents, en surveillant les infrastructures essentielles, en protégeant la sécurité publique et en dissuadant les activités illégales. Toute utilisation des systèmes d’EAV doit être conforme aux politiques et normes applicables de Metrolinx.

Cette politique décrit le cadre pour le déploiement et l’utilisation responsables des systèmes d’enregistrement audio et vidéo, tels que la télévision en circuit fermé (TVCF), les caméras d’intervention, les caméras-témoins de circulation à l’intérieur du véhicule, les drones, ainsi que les dispositifs d’enregistrement audio et vidéo sur les autobus et les autocars, à l’exclusion des enregistreurs vocaux et vidéo en cabine de locomotive. Elle soutient que cette utilisation est effectuée conformément à la législation provinciale sur la protection de la vie privée et qu’elle équilibre les exigences opérationnelles avec les attentes raisonnables des personnes en matière de confidentialité.

Énoncé de politique

Metrolinx utilise des systèmes d’enregistrement audio et vidéo pour surveiller et protéger les personnes, les biens et les infrastructures. Ces systèmes sont déployés selon une approche fondée sur des preuves et uniquement lorsque cela est justifié par des besoins opérationnels clairs, des considérations de sécurité ou des risques pour la sûreté. Leur utilisation doit être conforme aux exigences en matière de confidentialité énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), ainsi que dans la Politique sur la protection de la vie privée de Metrolinx (CA-0901-01).

• Prise en charge des systèmes d’enregistrement audio et vidéo :
• Dissuasion et enquête sur l’activité criminelle
• Surveillance des incidents de sécurité et de sûreté
• Preuves pour les réclamations d’assurance et les procédures judiciaires
• Conscience situationnelle améliorée pour le personnel du service à la clientèle et de l’application de la loi
• Conscience opérationnelle et prise de décision.

Le déploiement de ces systèmes sera limité aux zones où il existe une attente raisonnable réduite en matière de vie privée et ne doit jamais empiéter sur des espaces où l’attente raisonnable en matière de vie privée est accrue, tel que les toilettes ou les vestiaires. Dans des circonstances exigeantes avec approbation, Metrolinx peut utiliser des caméras corporelles dans des zones telles qu’une salle de bain (c.-à-d., intervenir lors d’une agression ou d’un appel pour surdose).

Portée et application

Cette politique s’applique à tous les systèmes d’enregistrement audio et vidéo sous le contrôle de Metrolinx, sous réserve des accords contractuels, y compris, mais sans s’y limiter, les caméras-témoins de circulation dans les véhicules, les caméras d’intervention, les caméras en circuit fermé, les caméras de drones et/ou les dispositifs d’enregistrement audio et vidéo utilisés à des fins opérationnelles et de sécurité, à l’exclusion des enregistreurs vocaux et vidéo en cabine de locomotive. Cette politique s’applique à l’ensemble des employés de Metrolinx, y compris les employés en période d’essai, à temps plein, à temps partiel ainsi que les employés occasionnels et sous contrat, ainsi que tout entrepreneur effectuant des travaux pour le compte de Metrolinx.

Principes directeurs pour l'utilisation

Les propriétés de Metrolinx, y compris les infrastructures essentielles, peuvent être surveillées à l’aide de systèmes d’enregistrement audio et vidéo pour la sécurité, la sûreté et la protection du personnel, des visiteurs et des clients de Metrolinx, ainsi que pour la prévention, la détection et la poursuite des activités criminelles et/ou des menaces à la sécurité, et pour des raisons opérationnelles.

Les systèmes d’enregistrement audio et vidéo peuvent être utilisés par Metrolinx pour répondre à divers besoins organisationnels, y compris, mais sans s’y limiter, en fonction des exigences opérationnelles, des préoccupations en matière de sécurité et de sûreté, des réclamations d’assurance, de l’aide aux enquêtes en cours, des poursuites et litiges liés à une infraction, de l’amélioration de la connaissance situationnelle pour le personnel du service à la clientèle et de l’application de la loi, ou à la suite de rapports précis d’incidents criminels. Metrolinx peut utiliser des systèmes d’enregistrement audio et vidéo 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 en raison de la nature des opérations de Metrolinx.

Les systèmes d’enregistrement audio et vidéo ne doivent être mis en oeuvre que dans les cas suivants :

• Il existe un risque opérationnel ou de sécurité défini.
• Des solutions de rechange moins intrusives ont été envisagées et jugées inadéquates ou insuffisantes.
• Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été réalisée pour identifier et atténuer les risques.
• L’installation et le fonctionnement suivent des principes de conception qui réduisent l’intrusion dans la vie privée tout en atteignant les objectifs de sécurité.

L’enregistrement ne doit jamais avoir lieu dans des zones à haute confidentialité (par exemple, les toilettes, les vestiaires) sauf en cas de circonstances exceptionnelles avec l’approbation du gestionnaire.

Toute tentative raisonnable doit être faite pour s’assurer que les systèmes et équipements d’enregistrement audio et vidéo ne sont pas installés dans une zone permettant une visualisation non autorisée des données et/ou des matériaux.

Avis d’utilisation des systèmes d’enregistrement audio et vidéo

Afin d’informer le public que l’audio ou la vidéo est utilisé sur la propriété de Metrolinx, Metrolinx fournira une notification claire et visible de la surveillance active. Des exemples de panneaux de signalisation comme ceux indiqués à l’annexe A peuvent être affichés aux endroits suivants :

• aux entrées des installations de GO et UP Express;
• à bord des autobus et des autocars;
• dans les véhicules Metrolinx dotés de caméras-témoins de circulation;
• autour des quais de train et d’autobus, des parcs de stationnement et des zones d’attente de la gare;
• sur toutes les caméras d’intervention de Metrolinx.

La signalisation utilisée par Metrolinx doit transmettre les renseignements suivants aux clients de Metrolinx : Les systèmes d’EAV peuvent saisir des renseignements audiovisuels pendant les interactions dans le cadre des opérations. Vos renseignements personnels, qui peuvent inclure des images, des vidéos et/ou de l’audio, sont recueillis en vertu de la Loi sur Metrolinx et de la Politique sur l’enregistrement audio et vidéo de Metrolinx dans le but d’assurer la sécurité et la sûreté des passagers. Vos renseignements personnels sont gérés conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l’équipe de la sécurité d’entreprise de Metrolinx à EnterpriseSecurity@metrolinx.com.

Les agents autorisés de Metrolinx dotés de caméras d’intervention devront également communiquer verbalement l’utilisation d’une caméra d’intervention chaque fois que cela sera possible.

Gestions des archives

Metrolinx utilise des dispositifs d’enregistrement dans le cadre de ses systèmes d’enregistrement audio et vidéo. En général, les enregistrements sont conservés pendant une période maximale de cinq (5) jours conformément aux mandats provinciaux. Cependant, certains types d’enregistrements peuvent être conservés plus longtemps en raison d’exigences opérationnelles, de sécurité, de sûreté ou juridiques. Les enregistrements nécessaires aux enquêtes ou aux procédures judiciaires peuvent également être conservés au-delà de cette période, conformément au calendrier de conservation des archives de Metrolinx.

Les images commerciales ou opérationnelles et/ou les enregistrements effectués sur un appareil secondaire de Metrolinx, comme un téléphone mobile ou un logiciel de capture vidéo sur un ordinateur, un ordinateur portable ou un appareil mobile, ne sont permis que dans des circonstances d’urgence, y compris lors d’un décès ou d’un incident critique qui peut poser un risque important pour la réputation, la sécurité, les finances ou l’exploitation de Metrolinx, ou lorsque cela est explicitement autorisé par un directeur de Metrolinx ou une personne de niveau supérieur.

Les images ou les enregistrements saisis ne peuvent être communiqués qu’avec l’autorisation d’un directeur des opérations réseau, d’un gestionnaire de contrôle des incidents (GCI), d’un gestionnaire régional de contrôle (GRC), d’un directeur des Services de protection des clients (SPC), du vice-président des Services de protection des clients ou du vice-président des opérations du réseau. La communication doit se faire au moyen du système sécurisé de gestion des preuves numériques (SGPN) utilisé par Metrolinx, tant en interne avec les personnes gérant activement l’incident qu’avec le cadre responsable de l’unité opérationnelle concernée. À l’extérieur, la communication peut se faire conformément aux processus de Metrolinx avec, mais sans s’y limiter, les organismes d’application de la loi, d’autres agences de transport en commun, le bureau du coroner, le ministère des Transports ou d’autres organismes de réglementation.

Metrolinx fera tous les efforts raisonnables pour s’assurer que tous les enregistrements audio et vidéo restent protégés et contrôlés en tout temps, notamment en appliquant des contrôles d’accès et un chiffrement.

Metrolinx fera tous les efforts raisonnables pour maintenir la sécurité des archives sous son contrôle ainsi que pour assurer l’élimination sûre et sécurisée de ces dossiers. Les dispositifs de stockage doivent être éliminés conformément aux processus et procédures applicables de disposition des actifs technologiques, en veillant à ce que les renseignements personnels soient effacés avant l’élimination et ne puissent pas être récupérés ou reconstitués. Les systèmes de stockage basés sur le nuage qui sont utilisés doivent garantir que les données sont supprimées de manière permanente et irréversible afin d’assurer une destruction appropriée.