Ressources du portail iSupplier de Metrolinx
Le portail de facturation en ligne pour les fournisseurs faisant affaire avec MetrolinxFoire aux questions
Ci-dessous, vous trouverez les réponses aux sujets et questions les plus fréquemment posées sur l’utilisation d’iSupplier. Vous pouvez également télécharger la version PDF de cette foire aux questions.
Si vous ne trouvez pas la réponse que vous cherchez, veuillez communiquer avec nous!
À propos d’iSupplier
Le portail Oracle iSupplier est un portail sécurisé basé sur Internet qui permet une collaboration bidirectionnelle entre Metrolinx et les fournisseurs, aidant les fournisseurs à soumettre et à actualiser leurs données de profil, à soumettre des factures et à suivre les avis de traitement des factures. Cela permet de renforcer l’efficacité, de réduire le temps de traitement et d’améliorer l’expérience de nos partenaires.
En tant que membre de la communauté des fournisseurs de Metrolinx, nous apprécions notre partenariat avec votre organisation et cherchons constamment des moyens d’améliorer notre expérience commune. Nous adoptons la solution iSupplier pour nous aider à normaliser nos processus et à assurer un traitement efficace, transparent et rapide des factures et des paiements.
Il n’y a aucun frais associé à l’utilisation du portail iSupplier.
La soumission des factures via iSupplier n’est pas obligatoire, mais fortement encouragée. Les contrats existants ne prévoient aucune obligation de soumettre les factures par le biais du portail. Cependant, veuillez noter que:
- Les termes et conditions des futurs contrats exigeront que les factures soient soumises via le portail, donc si vous vous engagez dans de futurs contrats et bons de commande avec Metrolinx, ils devront finalement être soumis via iSupplier. Ne pas adopter la solution pour vos contrats existants signifierait que vous devriez peut-être adopter deux processus différents pour soumettre vos factures.
- La solution iSupplier présente plusieurs caractéristiques et avantages, notamment une meilleure traçabilité de votre côté et du nôtre; ces avantages ne seront réalisés que pour les factures soumises via iSupplier.
Nous allons allouer des ressources et ajuster nos processus internes pour soutenir pleinement cette initiative. Cette démarche est motivée par notre volonté d’améliorer l’efficacité des processus et de renforcer l’expérience de nos partenaires.
Connexion / Mots de passe
Vous pouvez accéder au portail iSupplier en cliquant sur: https://isupplier.metrolinx.com
Vous devrez configurer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour accéder au portail iSupplier. Veuillez envoyer un courriel à l’adresse iSupplierSupport@metrolinx.com pour recevoir un lien de réinitialisation de mot de passe.
Le lien de réinitialisation du mot de passe est valide pendant huit heures et sera envoyé à partir de l’adresse erpprod@metrolinx.com.
Après avoir tenté de se connecter avec des informations de connexion incorrectes:
- Sélectionnez le lien « Login Assistance »
- Vous serez invité à saisir votre nom d’utilisateur, qui doit être votre adresse électronique
- Un courriel sera envoyé à l’adresse électronique associée à votre nom d’utilisateur pour réinitialiser votre mot de passe.
Le lien de réinitialisation du mot de passe expire 8 heures après son envoi.
- L’administrateur du profil MX iSupplier doit contacter (iSupplierSupport@metrolinx.com) pour réinitialiser son mot de passe.
- Tous les autres utilisateurs doivent contacter leur administrateur de profil MX iSupplier pour réinitialiser le mot de passe.
- Tous les mots de passe sont modifiés tous les 90 jours
- Les utilisateurs qui ne se connectent pas pendant une période prolongée verront leur mot de passe expirer automatiquement et seront invités par le système à mettre à jour leurs informations de connexion lors de leur prochaine connexion.
- Le même mot de passe ne peut être réutilisé avant la 6e fois dans le cycle de vie d’un mot de passe.
Votre mot de passe iSupplier doit comporter au moins huit caractères et doit contenir au moins une lettre et un chiffre. Il ne doit pas contenir deux caractères consécutifs ou plus qui se répètent (par exemple, 1SupplierPassw0rd).
Veuillez noter que lorsque vous actualisez votre mot de passe, le même mot de passe ne peut pas être réutilisé avant la sixième fois dans un cycle de vie du mot de passe.
En plus des critères mentionnés ci-dessus, voici quelques-unes des meilleures pratiques pour assurer la sécurité de votre mot de passe lors de la création ou de la mise à jour de votre mot de passe iSupplier:
À faire :
- ✔️ Créer un mot de passe de huit caractères ou plus contenant des caractères alphanumériques et au moins un caractère spécial (p. ex. @, #, etc.)
- ✔️ Créer des mots de passe uniques et complexes pour chaque site
- ✔️ Se déconnecter des ordinateurs partagés
- ✔️ Créer des mots de passe qui peuvent être facilement utilisés. Par exemple, la phrase pourrait être « Cela peut être une façon de se souvenir » et votre mot de passe pourrait être « TmB1w2R! » ou une autre variante
À ne pas faire
- ❌ Utiliser des renseignements personnels tels que la date de naissance, l’adresse, etc., dans votre mot de passe
- ❌ Utiliser le même mot de passe pour plusieurs comptes
- ❌ Enregistrer votre mot de passe dans les navigateurs
- ❌ Partager votre mot de passe ou l’écrire sur une note autocollante
Naviguer dans iSupplier
Pour trouver une facture spécifique:
- Cliquez sur l’icône du menu.
- Cliquez sur l’option MX iSupplier Portal Supplier PO Invoice Admin ou MX iSupplier Portal Supplier Invoice Admin.
- Cliquez sur l’option Home Page. La page Supplier Home s’affiche.
- Cliquez sur l’onglet Finance.
- Cliquez sur l’option View Invoices.
- Dans la section Simple Search, vous pouvez rechercher une facture en utilisant un ou plusieurs critères, notamment Invoice Number, PO Number, Invoice Status, Payment Status, etc.
Pour trouver un bon de commande (BC) spécifique :
- Cliquez sur l’icône du menu.
- Cliquez sur l’option MX iSupplier Portal Supplier PO Inv Admin ou MX iSupplier Portal Supplier Inv Admin.
- Cliquez sur l’option Home Page. La page Supplier Home s’affiche.
- Cliquez sur l’onglet Orders.
- Cliquez sur l’option Purchase Orders.
- Dans la section Advanced Search, vous pouvez rechercher un BC en utilisant un ou plusieurs critères, notamment PO Number, Document Type, Order Date, Buyer, etc.
- En cas de divergences constatées sur le BC et si le fournisseur souhaite les examiner avec MLX, une communication hors ligne doit être envoyée à l’acheteur.
Si vous avez recherché votre BC et qu'il n'apparaît pas dans les résultats de la recherche, c'est peut-être parce qu'il s'agit d'un contrat relevant du Régime 3 (R3) de la Loi sur la construction. Les contrats du Régime 3 (R3) de la Loi sur la construction ne sont actuellement pas disponibles dans iSupplier, et vous devez continuer à soumettre les factures relevant du Régime 3 selon les procédures existantes.
Si votre commande n'apparaît pas et qu'il ne s'agit pas d'un contrat du régime 3 (R3) de la Loi sur la construction, veuillez communiquer avec votre contact commercial à Metrolinx pour obtenir de l'aide.
Si vous avez cherché votre bon de commande et qu’il n’apparaît pas dans les résultats de recherche, cela peut être parce qu’il s’agit d’un contrat de la Loi sur la construction de Régime 3 (R3). Les contrats de la Loi sur la construction du Régime 3 (R3) ne sont actuellement pas disponibles dans iSupplier, et vous devriez continuer à soumettre les factures R3 à l’aide des procédures existantes.
Si votre bon de commande n’apparaît pas et qu’il ne s’agit pas d’un contrat de la Loi sur la construction du Régime 3 (R3), veuillez communiquer avec votre personne-ressource commerciale chez Metrolinx pour obtenir de l’aide.
Pour afficher le statut d’une facture :
- Cliquez sur l’icône du menu.
- Cliquez sur l’option MX iSupplier Portal Supplier PO Inv Admin ou MX iSupplier Portal Supplier Invoice Admin.
- Cliquez sur l’option Home Page. La page Supplier Home s’affiche.
- Cliquez sur l’onglet Finance.
- Cliquez sur l’option View Invoices
- Dans la section Simple Search, vous pouvez rechercher une facture en utilisant un ou plusieurs critères, notamment Invoice Number, PO Number, Invoice Status, Payment Status, etc.
- À partir des résultats de la recherche, identifiez le statut de la facture dans la colonne Status.
Le statut indique si la facture est approuvée, annulée, en cours, en attente, rejetée ou non soumise.
Veuillez ne pas soumettre une facture avec un calcul de taxe incorrect. Si vous remarquez que le calcul des taxes sur une soumission de facture iSupplier est incorrect, veuillez communiquer avec votre personne-ressource à MX, tout en envoyant une copie conforme à iSupplierSupport@metrolinx.com
Soumettre une facture avec des informations incorrectes peut entraîner des retards de traitement ou une annulation. Veuillez vous assurer que votre numéro de facture, le total et les lignes de bon de commande sont corrects avant de les soumettre.
Une seule facture doit être soumise par soumission. Chaque facture doit avoir sa propre soumission de facture unique. La combinaison des factures en une seule soumission entraînera une annulation, ce qui peut entraîner des retards de paiement.
Les factures sans bon de commande ne peuvent être créées qu’à titre exceptionnel. Vous devez vous adresser à votre personne de contact Metrolinx pour obtenir des approbations et plus de détails. Le cas échéant, le rôle « MX iSupplier Portal Supplier Invoice Administrator » vous sera attribué, ce qui vous permettra de le faire.
Remarque: Vous pouvez également vous référer à la vidéo « how-to » (Comment faire) Soumettre une facture sans bon de commande pour des instructions détaillées étape par étape.
Recherchez la facture sans bon de commande dans l’onglet Finance du portail iSupplier et consultez la raison du rejet dans la colonne Commentaires de rejet des résultats de recherche. Cliquez sur l’icône du crayon pour pouvoir « actualiser » la facture sans bon de commande en indiquant la raison du rejet et soumettez de nouveau la facture.
Pièces jointes de facture
Votre personne-ressource à Metrolinx vous informera s’il est nécessaire d’ajouter ou d’actualiser des pièces jointes après la soumission de la facture.
Vous devrez téléverser les fichiers pertinents dans iSupplier au cours du processus d'inscription et de facturation. Seuls les types de fichiers suivants peuvent être téléversés sur iSupplier: docx, xlsx, pptx, pdf, csv, jpg, jpeg, png, txt.
Si vous tentez de téléverser un autre type de fichier, vous recevrez un message d'erreur indiquant « Ce type de fichier n'est pas autorisé. Veuillez choisir un autre fichier. »
Si vous disposez d'un type de fichier différent de cette liste, vous pouvez effectuer les étapes suivantes pour convertir votre fichier en un type de fichier approuvé.
- Cliquez sur l'option de menu File.
- Cliquez sur l'option Save As.
- Sélectionnez le type de fichier approprié dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le bouton Save.
Une fois le fichier enregistré sous un type de fichier approuvé, vous pouvez téléverser le fichier sur iSupplier. Si vous ne parvenez pas à convertir votre type de fichier, ou si vous avez un type de fichier différent de cette liste, veuillez convertir le fichier en document PDF et le téléverser.
Paiements / Notes de crédit
Si vous préférez être payé par une méthode autre que le dépôt direct, comme la chambre de compensation automatisée (ACH), le virement bancaire, le chèque, etc., vous devez entrer des coordonnées bancaires fictives dans la section Coordonnées bancaires lors de l’inscription, car c’est une exigence du système.
- Suivez ces étapes pour choisir votre mode de paiement préféré par ACH, virement bancaire ou chèque :
- Sélectionnez les options Banque existante et Succursale existante.
- Laissez les champs Numéro de banque et Identifiant du contribuable vides.
- Sélectionnez le nom de banque fictif dans le champ Nom de la banque. Sélectionnez la succursale fictive dans le champ Nom de la succursale. Par exemple, le code SWIFT (BOFAUS 035 SWIFT) pour le virement bancaire, ou le numéro de routage du traitement automatique des chèques (121000098 ABA) pour le paiement par ACH.
- Sélectionnez l’option « ABA » pour le paiement par ACH ou l’option « SWIFT » pour le paiement par virement bancaire dans le champ déroulant du type de succursale.
- Saisir votre numéro de téléphone dans le champ Numéro de compte.
- Saisir le nom commercial légal sous lequel le compte est enregistré dans le champ Nom du compte.
- Saisir les notes pertinentes pour Metrolinx dans le champ Note à l’acheteur, par exemple, les détails concernant votre méthode de paiement préférée.
- Cliquez sur le bouton Appliquer.
Les renseignements bancaires fictifs sont maintenant sauvegardés dans la section Renseignements bancaires. Vous pouvez également consulter le guide de l’utilisateur intitulé « Méthodes de paiement » pour des instructions détaillées étape par étape.
Lorsque vous soumettez le nouveau compte bancaire pour approbation, utilisez le champ Note à l’acheteur dans la configuration du profil pour ajouter des commentaires sur les associations de comptes bancaires, si nécessaire. L’équipe d’assistance d’iSupplier associera ensuite le compte bancaire indiqué à l’adresse/site spécifique que vous avez désigné.
Chaque fois que vos informations bancaires sont mises à jour ou créées, elles seront soumises à deux niveaux d’approbation chez Metrolinx. Au premier niveau, les renseignements bancaires sont vérifiés manuellement et approuvés, et vous recevrez une notification indiquant que le changement des renseignements bancaires est en cours. Au deuxième niveau, Metrolinx déposera un montant symbolique sur votre compte bancaire pour vérifier l’exactitude des renseignements du compte bancaire. Lorsque le paiement sera effectué avec succès, Metrolinx vous enverra les renseignements sur l’approbation du compte bancaire.
Dans certains cas, vous devrez peut-être créer des notes de crédit pour rembourser Metrolinx pour des biens et/ou des services. La soumission de la note de crédit doit être effectuée séparément d’une facture normale, de sorte qu’aucun poste de crédit ne doit être inclus dans les postes de charge de la facture.
Remarque : Vous pouvez également vous référer à la vidéo « how-to » (Comment faire) Soumettre un Note de Crédit pour des instructions détaillées étape par étape.
Administrateurs de compte
Les administrateurs de profil peuvent attribuer des rôles spécifiques à chacun de leurs utilisateurs dans iSupplier. Les différents rôles et responsabilités sont:
- MX iSupplier Profile Admin: Ces utilisateurs sont communément appelés administrateurs de profil, et sont responsables de:
- mener à bien le processus d’inscription et de création de profil pour leur organisation
- configurer et gérer les paramètres du compte de leur organisation, comme l’ajout d’adresses, la mise à jour des informations bancaires, le téléchargement de documents pertinents concernant leur organisation, etc.
- ajouter (et désactiver) des utilisateurs de leur organisation dans le répertoire de contacts iSupplier et leur attribuer des rôles pertinents
- MX iSupplier Portal Supplier PO Inv Admin: Ces utilisateurs sont communément appelés administrateurs de factures de bons de commande, et sont responsables de:
- consulter les bons de commande liés à leur organisation
- soumettre des factures basées sur les bons de commande pour les biens et services fournis à Metrolinx
- soumettre des notes de crédit
- télécharger les pièces justificatives des factures et des notes de crédit basées sur les bons de commande, le cas échéant
- afficher et soumettre à nouveau les factures basées sur des bons de commande annulés
- MX iSupplier Portal Supplier Inv Admin: Ces utilisateurs sont communément appelés administrateurs de factures, et les utilisateurs dans ce rôle peuvent effectuer toutes les tâches de l’administrateur de factures de bons de commande ainsi que les suivantes:
- soumettre des factures sans bons de commande pour les biens et services fournis à Metrolinx
- consulter et soumettre à nouveau les factures rejetées sans bons de commande
Une fois que l’administrateur de profil aura soumis l’inscription de son organisation, Metrolinx examinera l’inscription. Une fois l’inscription approuvée, l’administrateur de profil pourra commencer à utiliser iSupplier pour ajouter des administrateurs de factures de bons de commande, qui seront principalement responsables de la soumission de factures basées sur les bons de commande pour leur organisation.
L’administrateur du profil MX iSupplier a accès à l’affichage de tous les utilisateurs associés au compte. Pour effectuer cette tâche:
- Connectez-vous à iSupplier
- Cliquez sur l’icône du menu.
- Cliquez sur l’option MX iSupplier Profile Administrator.
- Cliquez sur l’option Supplier Details. Le profil de votre organisation s’affiche.
- Cliquez sur l’option Contact Directory.
L’administrateur du profil MX iSupplier peut ajouter des utilisateurs supplémentaires. Pour effectuer cette tâche:
- Cliquez sur l’icône du menu.
- Cliquez sur l’option MX iSupplier Profile Administrator.
- Cliquez sur l’option Supplier Details. Le profil de votre organisation s’affiche.
- Cliquez sur l’option Contact Directory.
- Cliquez sur Create New Contact.
- Attribuez les responsabilités pertinentes.
Le nom d’utilisateur est automatiquement défini par défaut sur l’adresse électronique de la personne-ressource et ne peut pas être modifié du côté du fournisseur. Veuillez envoyer un courriel à l’adresse iSupplierSupport@metrolinx.com si vous avez besoin d’aide pour changer le nom d’utilisateur.
Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur de votre répertoire de contacts iSupplier. Les utilisateurs ajoutés au répertoire de contacts peuvent seulement être rendus inactifs. L’administrateur du profil du fournisseur MX est responsable de la désactivation des contacts au sein de son organisation qui ne sont pas directement ou activement impliqués avec Metrolinx. Pour effectuer cette tâche:
- Cliquez sur l’icône du menu.
- Cliquez sur l’option MX iSupplier Profile Administrator.
- Cliquez sur l’option Supplier Details. Le profil de votre organisation s’affiche.
- Cliquez sur l’option Contact Directory.
- Cliquez sur l’icône de mise à jour correspondant aux coordonnées que vous souhaitez mettre à jour. La page Update Contact s’affiche pour le contact.
- Dans le champ Inactive Date, saisissez la date à laquelle le compte utilisateur sera désactivé.
- Cliquez sur le bouton Apply pour enregistrer vos modifications. Le compte utilisateur iSupplier du contact sera ainsi désactivé à la date indiquée.
Oui, il peut y avoir plus d’un administrateur de profil par bureau.
Pour ajouter un nouvel administrateur de profil fournisseur MX, contactez un administrateur de profil fournisseur MX actuel au sein de votre organisation ou contactez Metrolinx à (iSupplierSupport@metrolinx.com). En tant qu’administrateur du profil MX iSupplier, pour effectuer cette tâche:
- Cliquez sur l’icône du menu.
- Cliquez sur l’option MX iSupplier Profile Administrator.
- Cliquez sur l’option Supplier Details. Le profil de votre organisation s’affiche.
- Cliquez sur l’option Contact Directory.
- Cliquez sur Create New Contact.
- Attribuez toutes les responsabilités pertinentes, y compris celle d’administrateur du profil du fournisseur Mx
Remarque : Vous pouvez également vous référer à la vidéo « how-to » (Comment faire) Gestion des paramètres du profil et du compte pour des instructions détaillées étape par étape
Les utilisateurs ayant le rôle d’administrateur du profil MX iSupplier pourront également soumettre des factures UNIQUEMENT si un rôle d’administrateur de factures leur est également attribué. Notez que les deux rôles peuvent être attribués à un seul utilisateur d’une organisation de fournisseurs, ce qui leur permet d’assumer les deux séries de responsabilités dans iSupplier.