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Plan d’action relativement à l'adjudication et à la surveillance des marchés de construction des transports en commun de Metrolinx

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Table des matières

Résumé

Plan d'action de gestion détaillé

Acceptation et signatures

Résumé

Dans les cinq dernières années, Metrolinx a investi environ 4,1 milliards de dollars pour mener à bien plus de 520 projets de construction dans la région du grand Toronto et de Hamilton. Les trains et les autobus de Metrolinx enregistrent environ 69 millions de passages par année. Metrolinx exploite des trains sur environ 460 km d’itinéraire répartis sur sept lignes de train. Les trains et les autobus relient les villes par 65 gares de train et 15 terminus d’autobus s’étendant de Hamilton à l’ouest, à Barrie au nord, à Oshawa à l’est et au lac Ontario au sud. De plus, il y a environ 70 000 places de stationnement dans 10 stationnements intérieurs multi-niveaux en plus de 139 stationnements en surface. Dans l’ensemble du réseau, il y a environ 470 ponts pour les piétons et les trains.

Lors de la période évaluée par le bureau de la vérificatrice générale, l‘investissement annuel en capital de Metrolinx, comprenant les coûts de construction, a plus que doublé. Au cours de cette période, Metrolinx a pris des mesures pour continuer d’améliorer ses contrôles sur ce programme, y compris la mise en œuvre en 2015 d’un système de gestion du rendement des fournisseurs, l’utilisation et l’évaluation soutenue des conditions contractuelles communes du Comité canadien des documents sur la construction (CCDC), de plus grandes exigences en ce qui a trait à la sécurité, la capacité de Metrolinx d’utiliser les références de ses propres projets en évaluant les soumissions d’entrepreneurs et de l’adoption des droits d’exclusion (par exemple, les droits de non-attribution basés sur un mauvais rendement) dans ses processus d’appel d’offres.

En 2014, Metrolinx a fusionné l’équipe de l’Infrastructure d’immobilisations de GO Transit avec l’équipe de mise en œuvre du transport en commun rapide de Metro-linx pour réunir leur expertise en livraison de projet, gestion de programme et assurance qualité. Le nouveau Groupe des projets d’immobilisations (GPI) travaille à la mise en œuvre d’un programme de premier ordre capable de réaliser les projets de transport en commun les plus importants de la région. Le CPI travaille actuellement à partager les meilleures pratiques et le savoir acquis de ses initiatives Rapid Transit, ainsi que les meilleures pratiques d’Infrastructure Ontario au cours des dix dernières années afin de les intégrer à ses projets actifs (y compris le programme du service régional express) afin d’assurer la qualité, le respect de l’échéancier et l’optimisation des ressources lors de la réalisation de projets d’immobilisations. Les processus mis à jour en cours de mise en œuvre serviront de guide pour les opérations quotidiennes du CPI.

Metrolinx transforme également son équipe des services d’approvisionnement pour renforcer ses processus d’approvisionnement. Ces transformations comprennent la mise en œuvre d’un système de gestion du rendement des fournisseurs à la fine pointe du secteur. Ce système amélioré permettra à Metrolinx d’optimiser ses ressources en encourageant les bonnes performances des entrepreneurs et en tenant compte de leur rendement passé lors de l’attribution de futurs contrats.

Metrolinx met également en œuvre le programme de certificat de reconnaissance (COR™) comme exigence obligatoire pour tous les approvisionnements de construction. COR est une norme de sécurité de l’industrie qui garantit que l’entrepreneur a mis en place un système complet de gestion de la santé et de la sécurité.

À la suite de la publication en novembre 2016 du rapport de la vérificatrice générale de l’Ontario, Metrolinx a élaboré un plan d’action pour répondre aux 17 recommandations proposées dans l’examen de la vérificatrice.

Le plan compte deux composantes :

  1. Les mesures à prendre pour la période de construction de 2017
  2. Des mesures à long terme à prendre pour la période de construction de 2018 et les périodes subséquentes

Le plan d’action aidera à s’assurer que Metrolinx optimise la rentabilité de son programme de construction.

Les 17 recommandations du rapport peuvent être regroupées en cinq grands thèmes définis ci-dessous. Le plan comprend des mesures visant à :

1. Traiter les erreurs de l’entrepreneur et du consultant en conception, les problèmes de performances et les retards

Les projets doivent optimiser les ressources des Ontariens et Ontariennes et répondre aux normes clés en matière de conception et de réglementation. En outre, les projets doivent être achevés dans les délais et selon le budget. Metrolinx s’en assurera grâce aux mesures suivantes :

  • Améliorer les processus pour repérer et consigner les cas de non-conformité (p. ex., erreurs et omissions). Ces processus surveilleront et encourageront la cohérence des commentaires et assureront que les documents sont adéquats, grâce à une vérification s’appuyant sur les résolutions convenues.
  • Améliorer les processus et les procédures de manière à ce que toute modification des coûts de construction due aux erreurs de conception et aux omissions soit décelée, examinée, consignée et évaluée pour le recouvrement des coûts.
  • Effectuer un examen interne pour assurer l’harmonisation des pratiques actuelles d’identification des carences et des pratiques d’assainissement par rapport aux normes de l’industrie.
  • Mettre en œuvre la formation et les procédures pour s’assurer que le personnel responsable de l’administration des garanties utilise des méthodes, des exigences et des échéanciers cohérents pour remédier aux lacunes.
  • Élaborer un processus pour calculer objectivement les dommages-intérêts pour chaque projet afin que ces clauses puissent être incluses de façon plus cohérente dans les exigences du contrat et imposées lorsque les entrepreneurs ne respectent pas les échéanciers du projet.

2. Améliorer les pratiques de surveillance afin de renforcer les pratiques de sécurité des entrepreneurs

La sécurité est une priorité essentielle pour toutes les activités de construction. Metrolinx assurera un environnement sécuritaire lors de ses projets grâce aux mesures suivantes :

  • Poursuivre la mise en œuvre du programme de certificat de reconnaissance (COR™) comme exigence obligatoire pour tous les marchés de construction.
  • Inclure des indicateurs clés de rendement liés aux pratiques de sécurité des fournisseurs, dans le cas de toutes les cartes de pointage des fournisseurs et de manière continue.
  • Inclure des rapports de vérification de sécurité comme documents justificatifs durant le processus d’évaluation des fournisseurs, contrat par contrat.
  • Exiger que les entrepreneurs élaborent des plans correctifs pour les problèmes et la non-conformité notés dans les audits de sécurité et qu’ils fassent effectuer par le personnel de Metrolinx un suivi détaillé de toutes les vérifications de sécurité périodiquement pour vérifier que les plans d’action ont été mis en œuvre.
  • Mettre sur pied un système informatique pour compiler systématiquement toutes les données de gestion du rendement des fournisseurs, de manière à prendre en compte le rendement passé des entrepreneurs en matière de sécurité lors de l’attribution des contrats (cette évaluation aurait été effectuée manuellement dans le passé).

3. Tenir constamment compte de la performance des fournisseurs passés dans les décisions d’attribution de marché

Metrolinx doit s’assurer que ses entrepreneurs répondent aux exigences relatives à la qualité, aux échéances et à l’optimisation des ressources. L’évaluation continue du rendement des fournisseurs, en tenant dûment compte des résultats antérieurs dans les décisions d’attribution de contrats, favorise la rentabilité et augmente beaucoup la probabilité que les résultats clés soient atteints. Metrolinx veillera à la bonne gestion du rendement des entrepreneurs de la manière suivante :

  • Évaluer le rendement de l’entrepreneur grâce au système de gestion du rendement des fournisseurs en fonction de la qualité de son travail et du travail de ses sous-traitants. Un mauvais rendement passé selon la notation du système de gestion du rendement des fournisseurs sera pris en compte dans les décisions d’attribution des marchés.
  • Entrer des données de base dans l’outil logiciel du système de gestion du rendement des fournisseurs pour faciliter l’utilisation complète de ce système afin de gérer le rendement des fournisseurs. Cela comprend la prise en compte du rendement passé lors de l’évaluation des soumissions des entrepreneurs et de l’attribution de nouveaux contrats. Les données du système de gestion du rendement des fournisseurs pourront progressivement être utilisées dans toutes les catégories de travail au cours de 2017.
  • Suivre et utiliser les rapports de clôture de projets individuels et cerner tout problème récurrent concernant la correction des lacunes afin d’inclure ces considérations dans le processus d’évaluation des cartes de pointage des fournisseurs, de manière que ces renseignements comptent lors de l’évaluation des fournisseurs dans le système de gestion du rendement des fournisseurs.

4. Améliorer les pratiques de surveillance des fournisseurs de construction

Les pratiques de surveillance des fournisseurs permettent de détecter rapidement les problèmes potentiels de construction et d’achever les projets dans les délais et selon le budget. La validation continue des coûts et des travaux achevés soutient également la responsabilité financière. Metrolinx s’en assurera grâce aux mesures suivantes :

  • Mettre en œuvre un système centralisé de gestion des contrats, qui comprend un mécanisme de suivi des réclamations à partir de la réception d’un avis à sa résolution.
  • Mettre en œuvre un processus de règlement des différends dans le cadre duquel les employés de Metrolinx qui sont indépendants de l’équipe du projet examineront les réclamations déposées par les consultants ou les entrepreneurs et veilleront à ce que les résultats de tous les examens soient suivis de manière centralisée.
  • Mettre en place des procédures d’ordonnancement dans les nouveaux contrats à l’avenir.
  • Mettre en œuvre un programme de gestion de la qualité qui exige que chaque consultant, entrepreneur et sous-traitant soumettent un plan de gestion de la qualité détaillant la façon dont cette entreprise assure des produits et des services de qualité. Ceci sera examiné par Metrolinx pour assurer un plan complet et robuste. Les entrepreneurs seront vérifiés par rapport au PGQ afin d’assurer la conformité de l’entrepreneur et la qualité des activités de construction.
  • Effectuer des vérifications sur les factures du CN conformément à son contrat à long terme. Initier des discussions avec le CP sur le niveau de détail fourni dans les factures pour assurer l’alignement sur les termes contractuels et les taux comparables de l’industrie.
  • Examiner le besoin d’un inspecteur sous contrat de Metrolinx sur les chantiers de construction du CN et du CP ou obtenir d’un tiers qu’il effectue des inspections d’assurance de la qualité dans tous les projets du CN et du CP.
  • Continuer de mettre en œuvre des procédures harmonisées pour fournir un processus d’examen cohérent et complet qui comprend l’obtention d’informations détaillées pour vérifier les estimations et les frais de construction.
  • Mettre en œuvre des mises à niveau du système des comptes fournisseurs, y compris l’automatisation partielle des contrôles pour assurer la clôture des commandes une fois les projets terminés. Effectuer un examen des bons de commande actuels afin d’identifier et de conclure les bons de commande complets.

5. Renforcer les exigences du contrat

Des termes contractuels solides aident à atténuer le risque de litiges, à clarifier les projets de construction et à garantir l’optimisation des ressources dans l’utilisation des fonds publics. Metrolinx s’en assurera grâce aux mesures suivantes :

  • Initier une discussion avec le CN au sujet de la renégociation de l’entente-cadre de construction pour s’assurer que les conditions contractuelles demeurent à jour avec les normes de l’industrie et aider à assurer l’optimisation des ressources. Les modifications proposées à l’entente feront l’objet de négociations avec le CN.
  • Identifier et mettre en œuvre les dispositions contractuelles qui lui permettront de s’adresser aux consultants qui ne respectent pas les échéanciers du projet (p. ex. clauses relatives aux dommages et intérêts, retenues sur le paiement final des travaux de construction).
  • Mettre en œuvre les exigences contractuelles pour un pourcentage maximal du travail pouvant être confié en sous-traitance en vue de la réalisation des travaux.

Plan d’action de gestion détaillé

Pour chaque recommandation, le plan d’action décrit les domaines examinés par Metrolinx et les mesures adoptées, en cours ou planifiées. Chacune de ces activités vise à faire en sorte que Metrolinx offre des opérations de construction rentables tout en respectant la sécurité du public, des employés et des entrepreneurs.

Recommandation 1-3 : Identification, suivi et récupération des coûts associés aux erreurs et aux omissions de conception des consultants

Principaux domaines d’examen :

  • Renforcement des conceptions pour réduire les risques de dépassement des coûts;
  • Récupération des coûts résultant d’erreurs de conception et d’omissions;
  • Processus d’identification, d’évaluation et de recouvrement des coûts résultant d’erreurs de conception et d’omissions

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Élaboration d’un processus d’appel d’offres plus rigoureux (utilisation de demandes de devis qualifiées) qui met l’accent sur l’attribution du contrat en fonction des qualifications (expérience antérieure, qualifications dans chaque discipline de conception, années d’expérience minimales) et non du prix le plus bas;
  • Les contrats sont désormais attribués sur une pondération d’évaluation de 75 % et 25 % pour les qualifications et les prix respectivement.
  • Une plus grande partie du risque est désormais transférée aux entrepreneurs grâce à une utilisation plus fréquente des contrats de conception-construction transférant les risques aux entrepreneurs.
  • La mise au point d’un processus de règlement réaliste, rentable et rapide pour corriger les erreurs ou les omissions découvertes au cours de la phase de construction, y compris les allégations d’erreurs et d’omissions potentielles. Metrolinx continuera à demander une indemnisation lorsque justifié.
  • La mise en œuvre du système de gestion du rendement des fournisseurs, qui règle les problèmes persistants avec les consultants en conception, en étayant par des documents le rendement du fournisseur à titre informatif lors de futurs appels d’offres.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Fournir au personnel une formation continue sur les procédures de règlement des demandes et des litiges et les procédures de gestion des contrats précédemment élaborées afin de clarifier les processus et les rôles.
  • Adopter des processus pour respecter la conformité de la conception, y compris l’identification et la documentation de la non-conformité (pare exemple, erreurs et omissions). Ces processus identifient les parties responsables de l’examen technique, supervisent et encouragent la cohérence des commentaires, planifient les réunions de résolution des commentaires et documentent et vérifient les résolutions convenues.
  • Assurer l’optimisation du logiciel de gestion du rendement des fournisseurs en augmentant la quantité de données présentes dans le système, et en améliorant ainsi les processus d’évaluation de l’approvisionnement et de l’attribution. Ces données seront à jour dans toutes les catégories d’entrepreneurs, ce qui améliorera davantage la capacité du système à prendre en compte le rendement passé des entrepreneurs lors de l’attribution de nouveaux contrats.

En vue de la période de construction de 2018 et des périodes subséquentes, Metrolinx va :

  • Améliorer davantage la cohérence dans la conception et assurer la conformité de la qualité en complétant une matrice de rapports et de responsabilités, en implantant des processus connexes et en formant le personnel concerné.
  • Assurer une formation continue sur le système de gestion des contrats.
  • Disposer de processus et de procédures améliorés afin que tout changement de coûts de construction dû à des erreurs et omissions de conception soit revu, documenté et évalué pour le recouvrement des coûts.

Recommandation 4 : Consultants en conception ne respectant pas les échéanciers

Principaux domaines d’examen :

  • Délais de conception du projet
  • Performance du consultant en conception
  • Renforcement des conditions du contrat

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Mise en place d’un système GPF en 2015 qui tient compte du rendement passé du contractant pour l’attribution de nouveaux contrats.
  • Mise en place d’un outil de gestion des horaires avec planificateurs d’horaires pour chacune des équipes responsables de gérer la réalisation de projets d’immobilisations.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Améliorer des dispositions contractuelles existantes portant sur les consultants à faible rendement qui ne respectent pas les échéances des projets (p. ex. clauses relatives aux dommages et intérêts, retenues sur le paiement final des travaux de construction).
  • Assurer l’optimisation du logiciel de gestion du rendement des fournisseurs en augmentant la quantité de données présentes dans le système, et en améliorant ainsi les processus d’évaluation d’approvisionnement et d’attribution. Ces données seront à jour dans toutes les catégories d’entrepreneurs et de rendement, ce qui améliorera davantage la capacité du système à évaluer les contrats.

En vue de la période de construction de 2018 et des périodes subséquentes, Metrolinx va :

  • Inclure désormais des exigences de planification dans tous les nouveaux contrats.

Recommandation 5 : Suivi des performances des entrepreneurs et prise en compte des performances dans les décisions d’attribution

Principaux domaines d’examen :

  • Processus d’attribution
  • Suivi et gestion du rendement des entrepreneurs
  • Pratiques de gestion des contrats
  • Problèmes de sécurité des entrepreneurs

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Metrolinx a présenté la possibilité d’examiner les références qui ne font pas partie de la soumission du fournisseur, y compris les références de Metrolinx, des municipalités ou des organismes gouvernementaux et ministères. Les attributions de contrats seront refusées en fonction de ces renseignements, lorsque des préoccupations importantes sont identifiées.
  • Mise en œuvre d’un programme GPF qui évalue le rendement des fournisseurs sur les contrats en cours et génère des scores de performance individuels qui seront inclus dans l’évaluation des offres futures afin de stimuler le fournisseur `s’améliorer et d’influencer l’attribution de futurs contrats.
  • Prise de mesures proactives pour assurer que les entrepreneurs ont un bon rendement sur le plan de la sécurité, en faisant du programme du certificat de reconnaissance (COR™) une exigence pour toute attribution de contrat de construction de plus de 10 M$. Ce programme représente un ensemble de normes à la pointe du secteur qui fait en sorte que l’entrepreneur mette en place un système complet de gestion de la santé et de la sécurité.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Utiliser les premières données du système de gestion du rendement des fournisseurs pour inclure le rendement passé des fournisseurs dans l’évaluation des appels d’offres. Au cours de l’année, ces données deviendront progressivement disponibles pour toutes les catégories de travail.
  • Assurer l’optimisation du logiciel de gestion du rendement des fournisseurs en augmentant la quantité de données présentes dans le système, et en augmentant ainsi son efficacité lors de l’évaluation du rendement passé des entrepreneurs pour évaluer les soumissions et attribuer de nouveaux contrats. Ces données seront à jour dans toutes les catégories de rendement, ce qui améliorera davantage la capacité du système à prendre en compte le rendement passé des entrepreneurs lors de l’attribution de nouveaux contrats.
  • Inclure de façon continue sur toutes les cartes de pointage des fournisseurs les indicateurs clés de rendement qui concernent les pratiques en matière de sécurité des fournisseurs.
  • Inclure les rapports de vérification de sécurité à titre de documents justificatifs dans le cadre du processus d’évaluation des fournisseurs, contrat par contrat.

En vue de la période de construction de 2018 et des périodes subséquentes, Metrolinx va :

  • Continuer à appliquer les exigences de sécurité du COR à tous les contrats de construction indépendamment de leur valeur.

Recommandation 6 : Prendre des mesures contre la mauvaise performance des entrepreneurs en matière de sécurité

Principaux domaines d’examen :

  • Maintenir un environnement de construction sécuritaire sur les projets de Metrolinx
  • Tenir compte de la performance en matière de sécurité des entrepreneurs

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Metrolinx a mis en place un programme de gestion de la sécurité de la construction qui comprend une formation obligatoire en matière de sécurité pour tous les employés de la construction qui travaillent sur les corridors ferroviaires. Plus de 20 000 travailleurs ont été formés et les infractions à la sécurité peuvent entraîner la révocation de la possibilité de travailler sur les projets de Metrolinx.
  • Mise en place de mesures correctives contractuelles, y compris des exigences strictes visant à remédier aux problèmes de non-respect de la sécurité afin d’assurer le respect des règlements de sécurité et de réduire le risque de non-respect de la sécurité.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Compléter le suivi détaillé de tous les audits de sécurité.
  • Demander aux entrepreneurs de mettre au point des plans correctifs et Metrolinx effectuera et documentera les résultats des vérifications de suivi afin de s’assurer que les plans d’action sont suivis.
  • Inclure de façon continue dans toutes les cartes de pointage des fournisseurs les indicateurs clés de rendement liés aux pratiques en matière de sécurité des fournisseurs.
  • Inclure des rapports de vérification de la sécurité à titre de documents justificatifs durant le processus d’évaluation des fournisseurs, contrat par contrat.
  • Mettre sur pied un système informatique pour recueillir de façon régulière toutes les données de gestion du rendement des fournisseurs, de manière à prendre en compte le rendement passé des entrepreneurs en matière de sécurité lors de l’attribution des contrats (cette évaluation aurait été effectuée manuellement dans le passé).

Recommandation 7 : Mesures contre les délais et les retards de livraison des travaux

Principaux domaines d’examen :

  • Suivi et gestion des performances
  • Pratiques de gestion des contrats
  • Performance de l’entrepreneur
  • Retards de projet

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Les clauses relatives aux dommages et intérêts font partie des clauses types du contrat et sont incluses dans les contrats de construction lorsqu’elles sont jugées adéquates et efficaces.
  • Adopter un outil de gestion de la planification et désigner des planificateurs et des coordonnateurs dans chacune des équipes chargées de gérer la réalisation des projets d’immobilisations.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Mettre en œuvre des exigences en matière de planification dans tous les nouveaux contrats.

En vue de la période de construction de 2018 et des périodes subséquentes, Metrolinx va :

  • Élaborer et documenter un processus pour calculer objectivement les dommages et intérêts pour chaque projet afin que ces clauses puissent être incluses de façon plus cohérente dans les exigences du contrat et imposées lorsque les entrepreneurs ne respectent pas les échéanciers du projet.

Recommandation 8 : Mesures contre les lacunes en construction

Principaux domaines d’examen :

  • Pratiques de gestion des contrats
  • Performance de l’entrepreneur
  • Gestion de la performance de l’entrepreneur
  • Résoudre les lacunes

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Mettre au point une liste de vérification sur la réalisation et le transfert qui contient une liste d’exigences clés et d’éléments aux fins du transfert.
  • Mettre au point une procédure d’exécution et de clôture de contrat.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Effectuer un examen interne afin d’assurer l’harmonisation des pratiques actuelles avec les normes de l’industrie.
  • Suivre et utiliser les rapports de clôture de projets individuels et identifier tout problème récurrent concernant la résolution des lacunes pour inclusion dans le système GPF.

En vue de la période de construction de 2018 et des périodes subséquentes, Metrolinx va :

  • Mettre en œuvre des formations et des procédures pour garantir que le personnel chargé de l’administration des garanties emploie des méthodes, des exigences et des échéances uniformes, de manière à remédier aux lacunes.

Recommandation 9 : Mesures contre les mauvaises performances des sous-traitants

Principaux domaines d’examen :

  • Suivi et gestion des performances
  • Pratiques de gestion des contrats
  • Performance du sous-traitant
  • Retards de projet

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Adoption d’une exigence suivant laquelle les entrepreneurs doivent fournir une liste de tous les sous-métiers qui effectuent des activités de construction importantes dans les cinq jours ouvrables suivant l’exécution du contrat.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Évaluer la performance de l’entrepreneur en fonction de la qualité de son travail et du travail de ses sous-traitants par le biais du système GPF. Une mauvaise performance sera prise en compte dans les décisions d’attribution des contrats.

En vue de la période de construction de 2018 et des périodes subséquentes, Metrolinx va :

  • Mettre en œuvre un programme de gestion de la qualité de Metrolinx qui exige de chaque consultant, entrepreneur et sous-traitant de soumettre un plan de gestion de la qualité détaillant la façon dont cette entreprise assure des produits et des services de qualité. Ceci sera examiné par Metrolinx pour assurer un plan complet et solide. Les fournisseurs feront l’objet d’une vérification fondée sur leur programme de gestion de la qualité, ce qui a pour but d’assurer la conformité et la qualité.

Recommandation 10 : Limiter le travail des sous-traitants afin de prévenir les retards et de minimiser les problèmes de performance

Principaux domaines d’examen :

  • Suivi et gestion des performances
  • Pratiques de gestion des contrats
  • Performance du sous-traitant
  • Retards de projet

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Adopter des clauses contractuelles obligeant l’entrepreneur à assurer la performance de ses sous-métiers.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Évaluer la performance de l’entrepreneur grâce au système GPF en fonction de la qualité de son travail et du travail de ses sous-traitants. Une mauvaise performance selon le système de notation de GPF sera prise en compte dans les décisions d’attribution des contrats.
  • Formaliser la procédure pour confirmer qu’il n’y a pas de privilèges avant le paiement. Le personnel a maintenant commencé à effectuer la validation des privilèges dans le cadre de son processus d’approbation des paiements.
  • Mettre en œuvre les exigences contractuelles stipulant que les entrepreneurs peuvent sous-traiter pourcentage maximal du travail pour la livraison du travail.

Recommandation 11 : Assurer que les exigences clés du programme sont remplies avant le transfert

Principaux domaines d’examen :

  • Suivi et gestion des performances
  • Pratiques de gestion des contrats
  • Livraison du projet et transfert

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Implémentation d’une liste de vérification de fin de projet et qui contient une liste d’exigences et d’éléments clés pour le transfert.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Renforcer les procédures et processus officiels pour l’octroi de contrats, notamment par l’examen de factures et l’approbation des contrats d’infrastructures d’immobilisations.
  • Fournir de la formation à tout le personnel sur les nouvelles politiques et procédures, y compris les exigences à remplir avant le transfert du projet.

Recommandation 12 : Mise en œuvre des conditions contractuelles clés pour prévenir les retards et les problèmes de performance (y compris le suivi des demandes, les commandes de travail et la résolution des litiges)

Principaux domaines d’examen :

  • Suivi et gestion des performances
  • Pratiques de gestion des contrats
  • Performance de l’entrepreneur
  • Retards de projet

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Collaborer avec les consultants, les entrepreneurs et les conseillers juridiques pour élaborer une solution viable, rentable réaliste aux revendications actuelles et futures et aux problèmes de rendement. Cette collaboration se poursuivra.
  • Adopter des dispositions contractuelles qui comprennent des clauses donnant le droit d’émettre une commande de travail obligatoire aux entrepreneurs.
  • Mettre sur pied un mécanisme de suivi des réclamations de solution provisoire en juillet 2016 pour permettre le suivi des réclamations dans un journal basé dans Excel.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Ajouter tous les contrats en cours au système de gestion des contrats et assurer qu’un accès adéquat est fourni aux employés appropriés.
  • Mettre en œuvre des processus d’examen et d’approbation de factures pour chaque contrat dans le système.
  • Mettre en œuvre un processus de règlement des litiges dans le cadre duquel les employés de Metrolinx qui sont indépendants de l’équipe de projet examineront les réclamations déposées par les consultants ou les entrepreneurs et veilleront à ce que les résultats de tous les examens soient suivis de manière centralisée.

Pour la période de construction de 2018 et les périodes subséquentes, Metrolinx va :

  • Mettre en œuvre un système centralisé de gestion des contrats, qui comprend un mécanisme de suivi des réclamations, de la réception de l’avis de réclamation à sa résolution.
  • Déterminer le pourcentage de retenues supplémentaires qui convient, en plus des 10 % énoncés dans la Loi sur les privilèges, de manière à couvrir le coût de toute lacune non comblée par l’entrepreneur.

Recommandation 13 : Amélioration des systèmes financiers

Principaux domaines d’examen :

  • Responsabilité financièrey
  • Autorisation et traitement des paiements

Mesures déjà prises par Metrolinx

  • Adopter des processus manuels pour s’assurer que les paiements sont correctement traités.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Ajouter tous les contrats au système de gestion des contrats et assurer qu’un accès adéquat est fourni aux employés appropriés.
  • Mettre en œuvre des processus d’administration de contrats, notamment l’examen et l’approbation de factures pour chaque contrat dans le système.
  • Examiner les bons de commande pour repérer et conclure les bonds de commande qui sont terminés.

En vue de la période de construction et des périodes subséquentes, Metrolinx va

  • Mettre en œuvre les mises à niveau du système des comptes fournisseurs, y compris l’automatisation partielle des contrôles pour assurer la clôture des commandes une fois les projets terminés.

Recommandation 14-16 : Vérification des estimations des coûts de construction des contrats pour le CN et le CP

Principaux domaines d’examen :

  • Responsabilité financière et examen de la facturation
  • Examen des estimations de contrat
  • Gestion et suivi financier de l’entrepreneur
  • Pratiques de gestion des contrats

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Mise en œuvre de procédures harmonisées pour fournir un processus d’examen cohérent et complet qui comprend la cueillette d’informations détaillées en vue de vérifier les estimations et les frais de construction.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Mettre en œuvre des processus d’administration de contrats, y compris l’examen de chaque contrat dans le système.
  • Offrir une formation complète sur les nouvelles procédures pour tout le personnel de Metrolinx.

En vue de la période de construction de 2018 et des périodes subséquentes, Metrolinx va :

  • Effectuer des vérifications sur les factures du CN comme le permet son contrat à long terme et négocier avec le CP pour incorporer l’allocation d’audits sur les factures du CP et s’assurer que les vérifications soient effectuées.
  • Envisager l’embauche d’un inspecteur sous contrat de Metrolinx sur les chantiers du CN et du CP, ou obtenir d’un tiers qu’il effectue des inspections d’assurance qualité dans tous les projets du CN et du CP.

Recommandation 17 : Négociation de tarifs majorés pour les contrats du CN et du CP.

Principaux domaines d’examen :

  • Pratiques de gestion des contrats
  • Responsabilité financière

Mesures déjà prises par Metrolinx :

  • Metrolinx a amorcé une discussion avec le CN au sujet de la négociation de la convention cadre de construction afin de s’assurer que les conditions contractuelles demeurent conformes aux normes de l’industrie et contribuent à la rentabilité. Les modifications proposées à l’entente feront l’objet de négociations avec le CN.

D’ici la fin de la période de construction de 2017, Metrolinx va :

  • Initier des discussions avec le CP sur le niveau de détails fourni dans les factures pour assurer l’alignement des clauses contractuelles avec les taux comparables de l’industrie.

Acceptation et signatures

Recommandé par : Robert Siddall
Directeur financier
Metrolinx
Document original signé par
Robert Siddall
Signature
14 février 2017
Date
Recommandé par : John Jensen
Chef responsable des immobilisations
Metrolinx
Document original signé par
John Jensen
Signature
14 février 2017
Date